Trong công việc, đặt biệt làm tính lương, tính ngày thu nợ, hay xem ngày đáo hạn hợp đồng,.. Bạn thường sẽ không dễ dàng kiểm soát được và đôi khi lại nhầm lẫn. Vậy trong bài hướng dẫn hôm nay mình sẽ áp dụng chức năng Conditional Formatting trong Excel để giải quyết vấn đề trên.
Conditional Formatting trong Excel
Conditional Formatting trong Excel là một công cụ định dạng có điều kiện trong excel. Conditional Formatting trong Excel sẽ giúp bạn nhận ra những dữ liệu quan trọng dựa vào chính giá trị của ô dữ liệu. Bạn có thể thiết lập yếu tố nhận dạng là màu sắc của ô, ký tự, icon,.. Conditional Formatting có sẵn trong excel 2003 trở lên.
Áp dụng chức năng điều kiện Conditional Formatting trong Excel
Như hình ảnh ví dụ bên trên là một danh sách sản phẩm của công ty ABC. Và có kèm cả ngày sản xuất của từng loại sản phẩm. Nhưng sản phẩm Xúc xích đã hết hạn nên được tô màu để đánh dấu phân biệt. Để làm được như vậy các bạn áp dụng chức năng điều kiện Conditional Formatting theo các bước sau:
Chọn vùng dữ liệu cần định dạng đánh dấu
Việc đầu tiên bạn cần làm làm quét chọn vùng dữ liệu. Như ở bản trên bạn cần quét chọn từ ô D5 cho đến ô D11. Vùng dữ liệu này sẽ là giá trị quyết định đến kết quả. Khi có sản phẩm nào hết hạn quá 90 ngày thì ô ngày sản xuất của sản phẩm sẽ được tô màu.
Chọn chức năng Conditional Formatting
Ở bước này, sau khi bạn đã quét chọn dữ liệu như bước trên. Bạn chọn tiếp thẻ Tab Home -> chọn chức năng Conditional Formatting -> tiếp theo chọn tiếp New Rule…
Một hợp thoại xuất hiện tên làm New Formatting Rule. Bạn tích chọn vào dòng “Use a fomula to determine which cell to format“
Điền công thức điều kiện New Formatting Rule
Tiếp theo tại hộp thoại New Formatting Rule ở ô “Format values where this formula is true” bạn điền công thức sau:
= TODAY() – D5 > 90
Công thức trên có ý nghĩa như sau:
Today() là hàm lấy ngày hiện tại (ngày hiện tại của bài viết này là 30/10/2021)
D5 là giá trị ngày đầu tiên của sản phẩm. Tức là giá trị đầu tiên của vùng dữ liệu
Giải thích: Khi công thức trên có giá trị trả về đúng thì ô dữ liệu sẽ được tô màu, còn nếu sai thì bỏ qua.
Ví dụ: Ở hàm Today() sẽ trả về kết quả Ngày hôm nay là 30/10/2021. còn ô D5 sẽ có giá trị ngày là 15/09/2021.
Áp dụng công thức trên sẽ như sau: Today() – D5 -> sẽ ra kết quả là một số ngày khoản cách giữa 2 thời gian.
Tiếp theo mình sẽ so sánh ngày vừa lấy được ở trên có lớn hơn 90 không. Nếu lớn hơn thì là sản phẩm hết hạn.
Format định dạng màu cho ô dữ liệu
Tiếp theo bạn nhấn vào nút Format… để tùy chỉnh chỉnh
Tiếp theo, sau khi bạn chọn vào nút Format. Một hộp thoại xuất hiện, bạn có thể chọn màu sắc, font chữ,…
Sau đó xác nhận bằng việc nhấn Ok. Tiếp du
Kết quả sẻ như thể này, sẽ tô màu những ngày có ngày so với ngày hiện tại hơn 90 ngày.
Tức là sản phẩm đó đã hết hạn. Đáp án sẽ được hiện thị như ảnh bên dưới:
Kết luận bài viết định dạng ngày hết hạn bằng Conditional Formatting
Ngoài cách tô màu những sản phẩm hết hạn như trên thì chức năng Conditional Formatting có thể áp dụng được nhiều điều kiện. bạn có thể tìm hiểu thêm nhiều công dụng khác nhau.
Các bài viết liên quan: